江西理工大学归档制度
为使我校归档工作规范化、制度化、提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《江西省档案管理条例》等法规，结合我校档案工作实际，制定本制度。
一、文件材料的归档范围
学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料：
1．《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料；
2．反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；
3．征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；
4．校内个人在非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。
二、文件材料的归档分工
1．部门、课题组整理归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协调配合。
2．学校分管某个方面工作的领导，各部门分管档案工作的负责人，都应该把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门，有关人员认真做好工作。
3．全校性，综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责整理归档，其余按职能部门分工负责相应门类的整理归档。
4．整理归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。
三、整理归档的质量要求
1．各门类档案的质量要求，总的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2．归档的文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
3．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历项重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4．专题、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组织。具体请参阅各类档案文件材料整理归档实施细则。
5． 确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保存；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管；
对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。
6．卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，成套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
7．整理视文件材料数量的多寡进行，坚持“以件为单位”的基本原则。
8．卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方编件号。
9．每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]，没有责任者．年．月．目的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体，不同声像载体之间的参见号。
10．卷内文件材料情况说明，应填在备考内。若无说明，也应将整理人，检查人姓名，时间写上，检查人应是整理单位负责人。
11．案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者，内容、名称(文件)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
12．要去掉卷内文件的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件合在一起。未留装订线的文件材料应贴边。应按标准用细线逐件装订。
13．凡归档本院形成的文件及与外单位签订的合同，协议书等文件材料，均要加盖公章。
五、归档时间和手续
1．各类文件材料整理归档时间除有特殊规定外，一般都要在次年四月底以前整理归档完毕。
2．科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月归档。
3．档案馆随时接收上级规定应接收的档案。
4．接收档案必须履行手续，填写移交清册一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
六、整理部门档案工作职责
(一)立档部门分管档案工作领导职责
1．组织本部门人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程，每学期研究一次档案工作。
2．制定本部门档案工作管理制度，做好本部门专(兼)职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
3．加强与校档案馆的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
(二)立档部门专(兼)职档案人员职责
1．坚持平时整理，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和整理归档。
2．负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3．归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。
4．主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案。
5．积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
6．注意文件材料的安全和保密工作。
七、档案工作检查、评比、表彰
1．每两年对我校各部门档案工作进行一次全面的检查、评比，对档案工作做得好的部门和个人给予表彰，授予年度校档案工作先进单位和优秀个人称号。
2．检查评比内容：领导重视程度及学习贯彻档案法情况；档案管理制度建立及执行情况；档案管理状况及部门整理情况。
3．检查、评比方法：成立检查评比小组，由档案馆负责组织检查评比。采用听、看、查、议的方法进行。
