关于做好2024届毕业生档案材料移交和转递工作的通知

 各学院（学部）、各相关部门：

为做好2024届毕业生档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，现将有关事项通知如下：

    一、毕业生档案工作的组织实施

    根据档案工作“统一领导、分级管理”的原则，我校2024届毕业生档案工作由档案馆负责指导归档、邮寄、留校档案的管理及相关工作的组织协调，各学院（学部）及相关部门具体负责学生档案材料的收集、整理和移交。各学院（学部）及相关部门需成立专项工作小组，并指派专人负责与档案馆对接工作。

    档案工作是一项“功在当代，利在千秋”的重要工作。今年的毕业生档案工作将列入学校档案工作考核内容，作为年终考核的重要依据。

二、毕业生档案移交材料的主要内容

1. 学业成绩档案表（含交流生成绩表、辅修成绩表）；

2. 毕业生登记表；

3. 学生毕业体检表；

4. 党团材料；

5. 奖励、违纪处分材料；

6. 研究生学籍档案材料；

7. 毕业生档案转递通知单；

8. 其它材料（例如：档案接收单位标识、政审表等材料）。

三、毕业生档案材料的收集、整理及归档

1. 材料质量要求：毕业生档案材料必须做到纸面整洁、内容齐全、真实可靠，文字填写规范，须使用黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写），签字与盖章手续完备，不允许涂改、贴补及进行任何技术性处理。

2. 各类毕业生进档材料均按学院（学部）、专业班级、学号(或一卡通号)分类排序整理后统一移交至档案馆。各学院（学部）移交归档材料时，请安排4-6名学生协助完成装档。

3. 研究生毕业生的学籍档案材料由研究生院统一移交。学生毕业体检表由校医院整理后统一移交。

4. 毕业生党员材料由各学院（学部）整理、装袋密封后交档案馆装入学生档案。密封前请认真审核，确认材料完整、准确。封口加盖学院（部）党委公章。正面注明：姓名，学院班级，学号及内装内容）。

5. 应届本科毕业生成绩表应一式两份交至档案馆，一份进入毕业生个人档案，一份留档案馆存底，以备查考。同时，各学院（学部）以班级为单位将毕业生成绩表扫描成PDF格式，提交至学校综合档案室。

6. 各学院（学部）、各相关部门移交毕业生各类进档材料时，须附相应的材料移交清单一式两份，经接收人员核实无误，双方签字并留存（移交清单样式见附件）。

四、毕业生档案材料移交日程安排

五、毕业生档案转递

2024届毕业生档案转递时间视材料收集整理情况，初步安排在7月10日-7月20日左右。档案馆将依照招生就业处和研究生院提供的毕业生档案转递地址以邮政快递的形式转递档案。档案转出后，毕业生可登录江西理工大学档案馆主页的“档案去向查询”栏输入学号、姓名，即可查到档案邮寄单号（EMS网络查询信息只保存6个月），查询、追踪其档案状态。南昌校区毕业生档案由南昌校区负责转递，先进铜产业学院（鹰潭）参照南昌校区档案管理模式执行。联合培养学校毕业生档案转递和档案去向查询，由联合培养学校自行负责。

各学院（学部）负责老师务必告知毕业生重视个人档案去向的落实，毕业生应尽快到各自的收档单位确认档案是否到位，如有疑问请及时与档案馆联系。

    联系方式：

综合档案室： 张老师 联系电话：0797-8312149

学生档案室： 李老师 联系电话：0797-8312625

南 昌 校 区： 黎老师 联系电话：0791-83858309

先进铜产业学院：彭老师  联系电话：0701-6229622

                                                                                                                  档案馆（校史馆、博物馆）

                                                                         2024年5月30日

附件1：江西理工大学本科毕业生成绩表移交清单

附件2：江西理工大学本科毕业生登记表移交清单

附件3：江西理工大学本科生中共党员档案材料移交清单

附件4：江西理工大学研究生中共党员档案材料移交清单