各学院（学部），研工部、学工部：

大学时光是人生中最美的一段历程，是青春年华中弥足珍贵的记忆。又逢盛夏，毕业在即，为了给毕业生留存一份青春记忆，为学校增添一份珍贵档案，档案馆拟开展 2021 届毕业生合影照片归档工作。现就相关事宜通知如下：

一、毕业照归档范围

以班级或专业为单位，研究生及本专科生班级（专业）合 影照片的电子版。

二、毕业照标注要求

（一）照片标题标注要求

1.本专科生班级合影照片标题需注明“江西理工大学 XXX学院 2021 届 XXX 专业 XXX 班集体合影”，并注明拍摄时间 “2021 年 X 月，下同”。

2 .本专科生专业合影照片标题需注明“江西理工大学 XXX 学院 2021 届 XXX 专业集体合影”。

3 .研究生合影照片标题需注明“江西理工大学 XXX 学院2021 届 XXX 专业研究生集体合影 或“江西理工大学 XXX 学院2021 届研究生集体合影”。

4.优秀毕业生合影照片标题需注明“江西理工大学 2021 届优秀本科毕业生集体合影”

（二）照片文字说明 毕业照内人物姓名的标注说明及要求，见附件 1。

三、照片格式要求

电子版照片文件大小 4MB 以上，格式为 JPG 或 JPEG。电子 照片应保留原始像素和尺寸大小，请勿压缩。

四、移交归档手续

1.研工部、学工部分别牵头指导各学院（学部）做好研究生 和本科生毕业合影照片的收集汇总，于 7 月 20 日前移交归档至 档案馆。归档时报送《江西理工大学综合类档案材料归档移交清 单》（见附件 2）一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章 后各执一份存档备查。

2.毕业合影照片、照片人物标注说明及移交清单的电子版发 送至 OA 档案馆收文人员邮箱。

3.联系人：档案馆张老师，8312149。

附件： 1.毕业照人物标注说明

  2.江西理工大学综合类档案材料归档移交清单

档案馆 2021 年 6 月 6 日

附件 1：毕业照人物标注说明及要求（WORD 格式）

1.毕业照所含人物从前往后（即从下往上）依次为第一排、第二排、第三排，第四排，以此类推。

2.每排从左往右标注人物姓名，姓名之间用顿号“、”隔开，每排提醒句“第几排左起：”不要删除。

3.毕业照人物标注说明页面设置为横向，标题为黑体字体、三号加粗；正文为宋体字体，小四号。

4.参考样式如下：

江西理工大学 XX 学院 2021 届 XX 专业 X 班集体合影人员次序表

第四排左起：钱 XX、熊 XX、蔡 XX………

第三排左起：胡 XX、杨 XX、钟 XX………

第二排左起：王 XX、陈 XX、吕 XX………

第一排左起：张 XX、李 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、 陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX、陈 XX………

附件 2：移交清单（EXCEL 格式）