为进一步加强我校人事档案管理工作，充分发挥档案的信息资源作用和服务功能，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》精神，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，对需要履行的手续和需要严格遵守的事项作如下规定。
一、人事档案查借阅
（一）教职工人事档案的查阅利用只面向组织，不面向个人（教职工报考研究生等需要复印学习成绩的除外），凡符合下 列情况的可查阅人事档案或查阅有关材料：
1.因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅档案的。
2.政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过人事档案 取得旁证材料的。
（二）查阅档案人员须是中共正式党员。
（三）教职工子女、直系亲属因升学、招工、参军、入党、入团等政治审查，所需证明材料应由教职工所在单位党组织予 以提供，不必查阅人事档案。
编史、修志、撰写人物传记等，一般不得查阅人事档案， 确实需要的可查阅履历和自传材料。
（四）查借阅人事档案，须填写《江西理工大学人事档案查借阅审批表》，并根据查阅档案内容和干部管理权限，到相应 主管部门办理审批手续后，方可到档案馆查阅。
1.因干部考察、任免、调配、政审、奖惩、函调、组织处理、 出国（境）审查、确认党龄、干部档案审核、公证原因需查借 阅人事档案的，由党委组织部审批。
2. 因教职工确认年龄、工龄，办理离（退）休、调资、调级、报考研究生、师资培训、迁户、财产继承、出具相关人事证明 等涉及人事工作需查阅人事档案的，由人事处审批。
3. 在职教职工因治丧需查阅人事档案的，由组织部或人事处审批；离退休人员因治丧需查阅人事档案的，由离退休工作 处审批。
（五） 查借阅人事档案一般限在人事档案室进行。人事档 案原则上不外借，确因工作需要必须外借出馆的，借用单位应 在《江西理工大学人事档案查借阅审批表》中说明理由，由主 管部门签署意见并经档案馆馆长批准后，方可借出。借用时间 不超过一周，如超期使用，须办理续借手续。
（六）借用单位对借阅的干部档案必须妥善保存，保证安 全，不得转借、复制、抽撤档案材料或交干部本人和无关人员 翻阅。
（七）任何个人不得翻阅本人及其亲属的档案。
二、人事档案审核
（一） 为确保我校人事档案的真实性、可靠性和完整性，更好地为学校组织人事工作提供依据，必须进行人事档案审核。
（二）人事档案审核分为：进校审核、进馆审核、转出审核、联审、干部任前档案审核。其中，进校审核由人事处负责；进 馆审核、转出审核由档案馆负责；干部任前档案审核由组织部 负责；联审由相关部门共同协调进行。
（三）除干部任前档案审核另表填写进行外，其他档案审 核均须填写《江西理工大学人事档案审核表》，并装入本人档案。
（四）必须进行档案联审的情形：组织、干部、人事工作 特殊需要；人事档案涉嫌涂改造假；档案中“三龄二历一身份”信 息前后严重不一致且不易认定。
（五）档案审核若发现缺少材料，应通知相关部门或干部 本人收集补齐。收集补齐后的材料，相关部门须审核无误后方 可移交档案馆，档案馆复审无误后在档案审核表上注明补齐时 间。
三、人事档案转递
（一）学校教职工因调出、读研等需调出人事档案并改变 档案管理单位时，应及时办理人事档案转递，并在人事档案名 册上予以注销。
（二）转递人事档案，应根据调配、任免通知办理转递手续。
（三）办理人事档案转递程序如下：
1. 当事人到人事处办理调档手续。人事处开具《档案转递通知单》，并注明转出原因（如读博、调动、辞职等）。
2. 当事人执《档案转递通知单》请人事处处长签署意见（处级干部、省管干部的档案转递或报送还须党委组织部部长签署意见）。
3. 当事人执已签署意见的《档案转递通知单》到档案馆办理档案转递。
4. 人事档案管理员按照教职工人事档案转递制度的要求做好登记，将档案检查整理并装袋密封，在15天内通过机要交通 转递或派专人送达，不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或交 其本人自带。
（四）对转出的人事档案，收到回执后，应贴在转递通知单的存根上；逾期一个月未收到回执，要及时去函、去电索取， 以防丢失。
（五）凡转出的人事档案，要按时间先后顺序编入历年的人事档案转出名册，以便查找。
附件：1.《江西理工大学人事档案查借阅审批表》及填表说 明
2.《江西理工大学人事档案审核表》及填表说明
