各学院（学部）、各相关部门：
为做好2023届毕业生档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，请各学院（学部）及各相关部门将需进档材料按照要求及时交至档案馆。具体如下：
一、毕业生档案移交材料内容包括：
（1）学业成绩档案表（一式两份，由各学院（学部）整理盖章、教务处盖章后交档案馆，分别装入学生个人档案和档案馆存档）。
学生辅修第二学位的成绩表由开课学院移交。
学生参加国内、外其他高校交流学习的成绩表，由教务处整理后统一交档案馆。
（2）毕业生登记表。
（3）学生毕业体检表（由校医院整理后交档案馆）。
（4）学生党员档案（由各学院（学部）整理、装袋密封后交档案馆装入学生档案。密封前请认真审核毕业生党员材料，确认材料完整、准确。封口加盖学院（部）党委公章。正面注明：姓名，学院班级，学号及内装内容）
（5）其它应进档材料（例如评优登记表、奖惩材料等需存入档案的材料）。
二、各类毕业生进档材料整理移交工作由各学院（学部）、各相关部门指派专人负责。各类进档材料要按学院、班级、学号(或一卡通号)分类排序后统一移交档案馆装档。
三、各学院（学部）、各相关部门移交毕业生各类进档材料时，须附相应的材料移交清单一式两份，经接收人员核实无误，双方签字并留存。（移交清单样式见附件）。
四、研究生毕业生档案材料由研究生院统一移交。其党员材料由各个学院（学部）移交。
五、请各学院（学部）、各相关部门务必于6月30日前将2023届毕业生档案材料全部移交至档案馆。
2023届毕业生档案转递时间视材料收集整理情况，初步安排在7月10日-7月15日左右。档案馆将依照招生就业处和研究生院提供的毕业生档案转递地址以邮政快递的形式转递档案。档案转出后，毕业生（含2023届南昌校区毕业生）可登录江西理工大学档案馆主页的“档案去向查询”栏输入学号、姓名，即可查到档案邮寄单号（EMS网络查询信息只保存6个月），查询、追踪其档案状态。南昌校区毕业生档案由南昌校区负责转递，查询不到档案去向的请咨询南昌校区档案室，电话：0791-83858309。
各学院（学部）负责老师务必告知毕业生重视个人档案去向的落实，毕业生应尽快到各自的收档单位确认档案是否到位，如有疑问请及时与档案馆联系。
档案馆
2023年5月31日
江西理工大学2023届毕业生档案材料收集要求
1.必须是填写完毕的材料，内容真实可靠，文字清楚。
2.必须手续完备，凡规定组织审查盖章或签字须有组织盖章签字。
3.归档材料一律使用钢笔（碳素墨水）、黑色签字笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写，不允许涂改、贴补及进行任何技术性处理。
4.归档材料及表格统一使用A4规格打印，并填写清楚学院、专业、班级及个人所在班的学号（非一卡通号码！）及一卡通号，请尽量使用双面打印。
5.归档材料请按专业、班级分类，并按学号顺序排序（小号在上）以便于归档。特别注意：学号以所在班级学号为准，非一卡通号码。
6.应届本科毕业生成绩表应一式两份交至档案馆，一份进入毕业生个人档案，一份留档案馆存底，以备查考。同时，应附移交清单，移交清单也应一式两份，由负责移交的老师与档案馆老师共同核对清点，签字盖章。（移交清单样式见附表1）,应届本科毕业生登记表移交清单样式见附表2。
7.根据学校党委组织部的相关通知，6月16日前应交齐2023届毕业生的党员材料，并在党员材料档案袋上写明专业、班级、所在班的学号及一卡通号码，并附上清单。移交清单应一式二份，由移交人和接收人分别签字盖章，一份由档案馆存底，一份由学院留存。（移交清单样式见附表3、4）
8.硕士、博士研究生档案材料收集参照本科毕业生进行，由研究生学院负责。
附件1：江西理工大学本科毕业生成绩表移交清单
附件2：江西理工大学本科毕业生登记表移交清单
附件3：江西理工大学本科生中共党员档案材料移交清单
附件4：江西理工大学研究生中共党员档案材料移交清单
